Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Mai 2025

§1 Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der K-Systems Software, die zwischen der K-Systems (im Folgenden "Anbieter") und ihren Kunden (im Folgenden "Nutzer") geschlossen werden.

1.2 Abweichende Bedingungen des Nutzers werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§2 Vertragsgegenstand

2.1 Gegenstand dieser AGB ist die Nutzung der K-Systems Software, einer multimandantenfähigen Verwaltungssoftware für Behörden, RP-Server und Unternehmen mit verschiedenen Modulen und Funktionen.

2.2 Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweiligen Vertrag und den freigeschalteten Modulen für den spezifischen Nutzer/Mandanten.

2.3 Der Anbieter stellt die Software als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur Verfügung. Die Software wird auf Servern des Anbieters oder eines vom Anbieter beauftragten Dienstleisters betrieben.

§3 Zustandekommen des Vertrags

3.1 Der Vertrag kommt durch die Annahme des Angebots des Anbieters durch den Nutzer zustande oder durch die Registrierung des Nutzers auf der Website des Anbieters.

3.2 Bei der Beta-Version kommt der Vertrag durch die Annahme der Teilnahme an der Beta-Phase durch den Anbieter zustande.

§4 Leistungen des Anbieters

4.1 Der Anbieter stellt dem Nutzer die Software in der jeweils aktuellen Version über das Internet zur Verfügung und gewährt dem Nutzer für die Laufzeit des Vertrags ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software.

4.2 Die Verfügbarkeit der Software beträgt 98% im Jahresmittel. Hiervon ausgenommen sind Zeiten, in denen der Server aufgrund von technischen oder sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen, nicht zu erreichen ist (höhere Gewalt, Verschulden Dritter, geplante Wartungsarbeiten).

4.3 Der Anbieter ist berechtigt, die Software in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren und weiterzuentwickeln.

4.4 Der Anbieter stellt technischen Support gemäß des vereinbarten Service Level Agreements zur Verfügung.

§5 Rechte und Pflichten des Nutzers

5.1 Der Nutzer ist für die Eingabe und Pflege seiner Daten und Informationen selbst verantwortlich.

5.2 Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen.

5.3 Der Nutzer darf die Software nur im Rahmen des vertraglich vereinbarten Zwecks nutzen und nicht an Dritte weitergeben.

5.4 Der Nutzer ist für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere des Datenschutzes, bei der Nutzung der Software verantwortlich.

5.5 Der Nutzer stellt sicher, dass er über ausreichende Internetzugänge und aktuelle Browser-Software verfügt, um die Software nutzen zu können.

§6 Mandantenfähiges System

6.1 Die Software ist mandantenfähig, was bedeutet, dass verschiedene rechtlich selbständige Einheiten (Behörden, Unternehmen) über eine gemeinsame Softwareinstallation abgebildet werden können.

6.2 Jeder Mandant hat einen isolierten Datenbereich. Die Daten der verschiedenen Mandanten sind strikt voneinander getrennt, es sei denn, eine Datenweitergabe zwischen Mandanten wurde explizit konfiguriert und entspricht den gesetzlichen Vorgaben.

6.3 Der Nutzer ist dafür verantwortlich, innerhalb seines Mandantenbereichs die entsprechenden Berechtigungen korrekt zu vergeben und zu verwalten.

§7 Modulare Struktur und Freischaltung von Features

7.1 Die Software besteht aus verschiedenen Modulen, die einzeln freigeschaltet werden können. Der Funktionsumfang richtet sich nach den im Vertrag vereinbarten und freigeschalteten Modulen.

7.2 Die Freischaltung weiterer Module ist gegen Aufpreis möglich und bedarf einer gesonderten Vereinbarung.

7.3 Der Anbieter behält sich vor, neue Module und Funktionen zu entwickeln und anzubieten, die nicht von bestehenden Verträgen umfasst sind.

§8 Vergütung und Zahlungsbedingungen

8.1 Die Höhe der Vergütung richtet sich nach dem jeweiligen Vertrag und den freigeschalteten Modulen.

8.2 Die Vergütung ist, sofern nicht anders vereinbart, monatlich im Voraus zu entrichten.

8.3 Der Anbieter ist berechtigt, die Vergütung nach vorheriger Ankündigung mit einer Frist von drei Monaten zu ändern. Der Nutzer hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht.

8.4 Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt hiervon unberührt.

§9 Vertragslaufzeit und Kündigung

9.1 Der Vertrag wird, sofern nicht anders vereinbart, mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten geschlossen und verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.

9.2 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

9.3 Kündigungen bedürfen der Schriftform.

§10 Datensicherung und Datenschutz

10.1 Der Anbieter führt regelmäßige Datensicherungen durch. Im Falle eines Datenverlusts ist der Anbieter verpflichtet, die Daten aus der letzten Sicherung wiederherzustellen.

10.2 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Nutzers gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und der Datenschutzerklärung des Anbieters.

10.3 Soweit der Nutzer im Rahmen der Nutzung der Software personenbezogene Daten verarbeitet, wird zwischen dem Nutzer und dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

§11 Gewährleistung und Haftung

11.1 Der Anbieter gewährleistet die Funktionsfähigkeit der Software gemäß der Leistungsbeschreibung. Mängel sind dem Anbieter unverzüglich anzuzeigen.

11.2 Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf.

11.3 Die Haftung ist im Falle leichter Fahrlässigkeit summenmäßig beschränkt auf die Höhe des vorhersehbaren Schadens, mit dessen Entstehung typischerweise gerechnet werden muss.

11.4 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit.

§12 Beta-Version

12.1 Bei Nutzung einer Beta-Version der Software wird diese im Entwicklungsstadium zur Verfügung gestellt.

12.2 Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit der Beta-Version.

12.3 Die Nutzung der Beta-Version erfolgt auf eigenes Risiko des Nutzers. Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die aus der Nutzung der Beta-Version entstehen, es sei denn, diese beruhen auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters.

§13 Änderungen der AGB

13.1 Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB jederzeit zu ändern. Der Anbieter wird den Nutzer über Änderungen der AGB informieren.

13.2 Die geänderten AGB gelten als genehmigt, wenn der Nutzer nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung widerspricht. Der Anbieter wird den Nutzer in der Änderungsmitteilung auf die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs hinweisen.

§14 Schlussbestimmungen

14.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.2 Erfüllungsort ist der Sitz des Anbieters.

14.3 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

14.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

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