Datenschutzerklärung

Stand: Mai 2025

1. Einleitung und Verantwortlicher

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer K-Systems Software und Website.

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

K-Systems
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
Deutschland
E-Mail: datenschutz@k-systems.de

2. Datenverarbeitung bei der Nutzung unserer Software

Bei der Nutzung unserer K-Systems Software verarbeiten wir folgende Daten:

  • Nutzerdaten: Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt), Name, Zuordnung zu Behörden/Unternehmen
  • Zugangsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Nutzung, Browser-Informationen
  • Eingabedaten: Alle Daten, die Sie in unsere Software eingeben (z.B. Berichte, Kommunikation, Mitarbeiterdaten)

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Weiterentwicklung unserer Dienste).

3. Mandantenfähiges System und Datentrennung

Unsere Software ist mandantenfähig, was bedeutet, dass Daten verschiedener Behörden und Unternehmen strikt voneinander getrennt sind. Jeder Mandant (Authority) hat einen eigenen isolierten Datenbereich. Die Trennung erfolgt durch ein Authority-ID-System.

Ein Zugriff auf Daten anderer Mandanten ist nur möglich, wenn dies explizit für bestimmte Funktionen (z.B. behördenübergreifende Berichtsfreigabe) konfiguriert wurde.

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

  • JWT-basierte Authentifizierung mit sicherer Verschlüsselung
  • Granulares Rollen- und Berechtigungssystem
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates und -audits
  • Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
  • Protokollierung aller sicherheitsrelevanten Aktivitäten

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen. Nach Beendigung der Nutzung oder nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

6. Datenweitergabe

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben
  • Wenn es für die Vertragsdurchführung erforderlich ist
  • Wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht
  • An Dienstleister, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen (z.B. Hosting-Provider) und auf Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind

7. Rechte der betroffenen Personen

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

8. Cookies und Webanalyse

Unsere Website verwendet Cookies, um die Nutzbarkeit zu verbessern. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie diese nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle ausschließen oder generell ablehnen.

Wir setzen folgende Arten von Cookies ein:

  • Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich (z.B. für die Speicherung von Spracheinstellungen oder den Login-Status)
  • Analyse-Cookies: Diese helfen uns, die Nutzung unserer Website zu analysieren und zu verbessern

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

9. Discord Integration

Unsere Website enthält Links zu unserem Discord-Server. Wenn Sie diesen Links folgen, werden Sie auf die Discord-Plattform weitergeleitet, die eigene Datenschutzrichtlinien hat. Wir empfehlen, sich mit den Datenschutzrichtlinien von Discord vertraut zu machen, bevor Sie unseren Server betreten.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.

11. Beschwerderecht

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

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